Prenotazione PRO – Gestione Appuntamenti

Questa funzione ti consentirà di gestire facilmente le prenotazioni e gli appuntamenti direttamente dalla tua app Migastone.

Dal pannello di controllo è possibile creare più esercizi, categorie, servizi e
providers (prestatori di servizio). Potrete definire gli orari di apertura e chiusura dell’esercizio e la disponibilità dei providers. Potrete prendere appuntamenti al telefono e walk-in, attraverso l’interfaccia web front-end e aggiungere appuntamenti manualmente.

E’ possibile anche inviare promemoria attraverso le notifiche push prima di ogni appuntamento. Il promemoria predefinito è impostato per 1 ora prima dell’appuntamento, ma è possibile modificare l’impostazione in base alle esigenze individuali.

La funzione appuntamenti può essere collegata alla funzione Carta fedeltà progressiva per fare in modo che i punti possano essere accumulati automaticamente ad ogni
prenotazione confermata.

 

Impostazioni

Una volta aggiunta la funzione Appuntamenti alla vostra app, la configurazione si effettua attraverso alcuni passaggi che elencheremo di seguito. Per prima cosa si accede alla scheda “Impostazioni” che mostriamo in questa immagine:

 

Luoghi

Il primo passo è quello di creare la posizione per il tuo punto vendita. E’ possibile creare più luoghi e, in tal caso, l’utente dovrà scegliere il luogo in fase di prenotazione.

Per inserire un luogo è necessario inserire un nome, l’indirizzo e impostare gli orari di lavoro. Non inserire qui la pausa pranzo, quando aggiungerai i providers (prestatori del servizio), potrai definire l’orario della pausa per ognuno di essi. Infine, definire opzionalmente se il negozio rimarrà chiuso in determinati giorni (ad esempio festività o ferie) e salvare le impostazioni.

 

Servizi e Categorie

Il secondo passo è creare le categorie di servizi. Questo ti permetterà di
organizzare i servizi e mostrare all’utente un elenco di servizi ordinato. Se imposti una sola categoria, l’utente non dovrà effettuare alcuna selezione durante il procedimento di prenotazione, verrà mostrato direttamente l’elenco dei servizi.

Una volta create le categorie, è possibile passare alla creazione dei servizi.
Dovrai definire nome, prezzo (non preoccuparti del simbolo della valuta, sarà ottenuto
dalle impostazioni di valuta dell’app), orari ed eventuale intervallo, categoria del servizio. L’intervallo di tempo tra gli appuntamenti può essere impostato anche a zero.

Dopo avere salvato il servizio, dovrai definire dove è disponibile quel servizio. Potrebbero esserci più negozi e il servizio potrebbe essere disponibile solo in un luogo. Dovrai quindi ripetere questo passaggio per tutti i servizi che crei.

 

Providers (Prestatori dei servizi)

Il primo passo è aggiungere i provider (prestatori) e associarli alle posizioni e ai servizi. Dovrai inserire un nome, un numero di telefono e un indirizzo email. Opzionalmente, è possibile aggiungere una descrizione. Questo abiliterà sull’app un’icona di informazioni sotto il nome del provider. Ogni volta che viene effettuata la prenotazione di un appuntamento è possibile inviare un’e-mail informativa. E’ possibile infine aggiungere un’immagine per ogni provider, altrimenti verrà mostrato un avatar predefinito.

Una volta aggiunto il provider, dovrai assegnargli dei servizi. Attenzione: se avete inserito più di un luogo e il provider è operativo in diversi luoghi, è necessario assegnargli i servizi in ogni posizione.

 

Tempistiche

L’ultimo passo è definire quando il provider sarà disponibile. Nel caso in cui sia operativo in più di una posizione, dovrai definire le ore lavorative per ciascun luogo.

Quando si definisce la disponibilità del provider, è necessario inserire gli orari di inizio e di fine. È inoltre possibile aggiungere un’interruzione in determinati giorni, ad esempio ferie, permessi, ecc. Anche la pausa pranzo o qualsiasi altra pausa possono essere aggiunti da questa schermata. Le interruzioni inserite saranno escluse dalla disponibilità sull’interfaccia di prenotazione dell’utente.

 

Opzioni

Da questo menu potrai impostare alcune opzioni e personalizzare le icone utilizzate. Potrai decidere chi ricevere le e-mail quando vengono effettuate le prenotazioni e anche se desideri inviare e-mail di promemoria in aggiunta agli avvisi di notifica push.

 

Gestione prenotazioni

Gli appuntamenti possono essere gestiti dall’interfaccia “Calendario”. Il responsabile dell’attività dovrà selezionare il luogo ed il provider (prestatore) che intende gestire. Una volta selezionati, il calendario può essere caricato in base a tali filtri. Per cambiare luogo o provider, utilizzare i menu a discesa. E’ possibile ottenere una vista della disponibilità di tutti i prestatori di servizi nella  visualizzazione giornaliera del calendario: selezionare “Tutti i prestatori” dal menu a discesa. Il calendario passerà automaticamente alla visualizzazione giornaliera.

 

Aggiungere un appuntamento

Il responsabile dell’attività può aggiungere direttamente dal calendario un appuntamento ricevuto per telefono o da un cliente walk-in (che si presenta direttamente al ricevimento). Semplicemente facendo clic sulla data e l’ora desiderate apparirà una nuova finestra in cui il responsabile del negozio sarà in grado di selezionare il cliente (o aggiungerne uno nuovo), il servizio e l’ora desiderata. Particolari requisiti o dettagli possono essere aggiunti al campo Note. Al salvataggio dell’appuntamento, verrà inviata un’email di conferma al cliente e al prestatore del servizio.

Se il responsabile sta inserendo un appuntamento per un nuovo cliente, è possibile creare un nuovo account cliente senza uscire dal calendario. Una e-mail verrà inviata al cliente con e-mail e password per effetture l’accesso dalla app.

 

Cancellare un appuntamento

Attualmente Il cliente non può annullare autonomamente un appuntamento, dovrà contattare il responsabile dell’esercizio. Dall’interfaccia “Calendario” calendario fare clic su un appuntamento e premere il pulsante “Vuoto”. Annullare un appuntamento manterrà l’appuntamento sul calendario e sul front-end del cliente. Se è necessario eliminare completamente un appuntamento, utilizzare il pulsante “Cancella”.

 

Modificare un appuntamento

Un appuntamento può essere modificato in due modi. Se è necessario solo un cambio di data/ora nella stessa settimana, il responsabile dell’attività potrà semplicemente trascinare l’appuntamento desiderato sul calendario e rilasciarlo sulla nuova data/ora. Assicurarsi della disponibilità del luogo e del provider nel giorno/ora desiderato: se uno dei criteri precedentemente impostati fallisce, la funzionalità di trascinamento/rilascio non funzionerà. Il secondo modo per modificare un appuntamento è fare clic su di esso: si aprirà la finestra popup dove sarà possibile modificarne i dettagli.

 

Interazione con la funzione Carta fedeltà progressiva

La funzione Appuntamenti è collegata alla funzione Carta Fedeltà Progressiva ed in virtù di questo è possibile accumulare punti fedeltà automaticamente. I punti fedeltà devono essere configurati separatamente per ciascun servizio. Se non si desidera accreditare punti, è necessario impostare i punti fedeltà su 0.

Se si assegnano punti fedeltà ai servizi, quando il cliente effettua una prenotazione i punti non verranno accreditati immediatamente: il sistema attenderà fino all’ora di fine prenotazione per accreditare automaticamente i punti fedeltà. Se il cliente non si presenta per l’appuntamento, è necessario annullare l’appuntamento in modo che i punti non vengano accumulati. Se gli appuntamenti non vengono annullati (o cancellati), i punti fedeltà verranno accumulati sulla carta fedeltà progressiva.

Attenzione: per poter accreditare automaticamente i punti fedeltà, la funzione Carta Fedeltà Progressiva deve essere aggiunta alla app e configurata correttamente. Per questo raccomandiamo di fare riferimento a questa pagina del nostro manuale: //support.migastone.com/it/hrf_faq/carta-fedelta-progressiva/

 

Interfaccia utente nella app

Ecco alcune immagini della funzione Appuntamenti lato cliente:

 

LINK: //support.migastone.com/it/hrf_faq/appuntamenti/